Forretningsorden

Den valgte bestyrelse har overordnet ansvaret for ledelsen af organisationen inden for de i vedtægterne givne rammer med varetagelsen af egnenes og lokalsamfundenes interesser og løsning af opgaver, jf. vedtægterne § 2, 3, 4 og § 5.

Bestyrelsen konstituerer sig i henhold til vedtægterne med formand, næstformand, kasserer og sekretær.

FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN 

Den valgte bestyrelse har overordnet ansvaret for ledelsen af organisationen inden for de i vedtægterne givne rammer med varetagelsen af egnenes og lokalsamfundenes interesser og løsning af opgaver, jf. vedtægterne §§ 2, 3, 4 og 5. 

Bestyrelsen konstituerer sig i henhold til vedtægterne med forperson, næstforperson, kasserer og sekretær. 

Forpersonen 
Forpersonen har ansvaret for den overordnede ledelse af organisationen, Forpersonen planlægger bestyrelsesmøder og årsmøder.
Forpersonen står for de formelle kontakter og møder med kommunen og andre væsentlige eksterne parter, herunder pressen. 

Næstforpersonen 
Næstforpersonen er stedfortræder for Forpersonen ved dennes forfald og efter indbyrdes aftale. 

Kassereren 
Kassereren har ansvaret for bogføringen og udarbejdelsen af regnskaber samt for opstillingen af budgetter og budgetopfølgningen. Der skal udarbejdes regnskaber med budgetopfølgning hvert kvartal.
Kassereren har ansvaret for den rettidige betaling af de løbende udgifter. Udgifter over 1000 kr. skal godkendes af Forpersonen før udbetaling finder sted. Udgifter under 1000 kr. godkendes af Forpersonen efter udbetaling.
Kassereren udarbejder årsregnskab, og sikrer, at det bliver revideret senest 2 uger før årsmødet. 

Sekretæren 
Sekretæren skal referere støt fra de løbende møder i bestyrelsen samt årsmødet. 

Bestyrelsesmedlemmer, (egnsrepræsentanter) 

Bestyrelsesmedlemmer står for opfølgning på planlagte opgaver og assistance til egnene samt lokalrådene, og skal repræsentere egnenes interesse på bestyrelsesmøderne. Desuden står bestyrelsesmedlemmerne for: 

  • Planlægning og afvikling af repræsentantskabsmøder.   
  • Dokumentation og opfølgning på beslutninger truffet på repræsentantskabsmøder.  
  • Opfølgning på buddieordningen for ét eller flere lokalråd pr. medlem, med kvartalsvis opfølgning. 

Bestyrelsesmøder 
Indkaldelse til bestyrelsesmøder sker via e-mail eller efter personlig aftale til bestyrelsesmedlemmerne, normalt med 7 dages varsel, jf. vedtægternes § 5.
Ønskes et emne optaget på dagsordenen, rettes henvendelse til formand, forud for fristen for udsendelse af dagsorden. Emner kan optages og dagsordenen revideres og udsendes frem til 3 dage før mødets afholdelse.
Bestyrelsesmøder starter med godkendelse af dagsorden med mulighed for at tilføje punkt til dagsordenen, hvis alle de fremmødte bestyrelsesmedlemmer er enige heri. 

Møderne afholdes normalt med start kl. 17.00 eller 19.00 og med to timers varighed.
Bestyrelsesmøder kan, hvis det skønnes nødvendigt, afvikles som onlinemøder. 

Mødereferater udsendes senest 8 arbejdsdage efter mødet til bestyrelsesmedlemmer pr. mail.
Godkendelse af referat sker så vidt mulig ved, at bestyrelsen laver en samlet opsummering af, hvad der skal føres til referat under behandling af det enkelte dagsordenspunkt
Referatet udsendes efterfølgende via mail til bestyrelsesmedlemmer, repræsentantskabsmedlemmer og lokalrådsformænd, samt offentliggøres på mail og Fynslands hjemmeside. 

Der kan indkaldes relevante personer til behandling af konkrete dagsordenspunkter. 

Økonomi og ressourcer
Der skal udarbejdes budgetter og budgetopfølgninger, som skal forelægges bestyrelsen til godkendelse kvartalsvis.
Økonomiske dispositioner og andre aftaler med indflydelse på projekters forløb og forventede resultater skal ske efter aftale med / godkendelse af bestyrelsen og skal føres til referat.
Der skal udarbejdes aktivitets-, tids- og ressourceplaner for væsentlige projekter før disse iværksættes.
Med henblik på at strække de økonomiske midler så langt som muligt tilstræbes det, at opgaverne i videst muligt omfang løses i eget regi dvs. primært med ulønnet arbejde og brug af privat edb-udstyr m.v. 

Dækning af udgifter til kontorhold, IT og telefon 
Forperson 2000 kr.
Bestyrelsens medlemmer og andre kan efter forud aftale få dækket dokumenterede udgifter til rejser og kørsel, kontorhold m.v., afhold i forbindelse med løsning af opgaver for Fynsland
For kørsel anvendes det offentliges lave takts, der dækkes dog kun for kørsel uden for kommunens område 

Udvalg / arbejdsgrupper
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg / arbejdsgrupper med eksterne deltagere til løsning af konkrete opgaver. I udvalgene / arbejdsgrupperne skal der altid være mindst et medlem af bestyrelsen, der løbende rapporterer til bestyrelsen. 

Fynsland kan lade sig repræsentere i bestyrelser og udvalg, som bestyrelses finder det relevant at være repræsenteret i. 

Der foretages valg til udvalg og bestyrelser på det konstituerende bestyrelsesmøde.
Fynsland kan lade sig repræsentere i udvalg og bestyrelser af personer, der ikke er valgt til Fynslands bestyrelse.
Fynslands repræsentant i et udvalg/bestyrelse holder løbende Fynslands bestyrelse orienteret om aktiviteter og beslutninger fra udvalget/bestyrelsen. 

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 12. marts 2025